Ordnung ist das halbe Leben – Der Rest ist Chaos

Als ich kürzlich einen Kunden besuchte, brauchte dieser gut 20 Minuten um ein Schriftstück, das er mit mir besprechen wollte zu finden. Schreibtische, deren Tischplatte nicht zu sehen ist, weil sie über und über mit Dokumenten, Laptop, Brille, Kaffeehäferl, Stempel, Kugelschreiber, Zeitungen, Post-It’s, Werbung, etc. bedeckt sind, ein Anblick, den viele Unternehmer kennen.

Dieses Chaos ist nicht nur unschön und zeitraubend sondern kann unter Umständen ganz schön teuer werden.

Oftmals werden Eingangsrechnungen übersehen und erst „gefunden“ bzw. bezahlt, wenn bereits Mahngebühren fällig sind. Wobei man besonders beachten sollte, dass man als Unternehmer auch ohne vorhergehende Mahnung geklagt werden kann. Dann wird es richtig teuer, denn dann kommen noch Zinsen, Anwaltskosten und Gerichtskosten dazu. Einigen ist auch nicht klar, dass Unternehmen bewertet werden, d.h. die Vergabe von Krediten bzw. die Höhe von Zinsen hängt auch von der bisherigen Zahlungsmoral ab.

Manchmal gehen aber auch Lieferscheine und Arbeitsbescheinigungen verloren oder werden verspätet verrechnet. Auch das kostet Geld, besonders dann, wenn das Firmenkonto überzogen ist und Zinsen bezahlt werden müssen.

Schließlich verliert man aber auch noch Geld, wenn man sein Chaos einer Buchhalterin oder Steuerberaterin übergibt. Die Sortierung der Belege ist natürlich zeitaufwendig und wird selbstverständlich entsprechend in Rechnung gestellt.

Aber wie geht man gegen das Chaos vor? Das ist natürlich individuell verschieden und abhängig von der Größe und Art des Unternehmens aber auch von den Vorlieben der Mitarbeiter und Unternehmerinnen und Unternehmer.

Dennoch gibt es einige Punkte, die helfen, das Chaos im Zaum zu halten:

  • Eingangsrechnung sollten SOFORT in einer Excel-Datei erfasst, nummeriert und abgelegt werden. Alle andere Post kommt auf einen Stapel. Dieser sollte in regelmäßigen Abständen durchforstet werden um abgelaufene Angebote und nicht mehr aktuelle Werbung und Zeitungen landen in der „Rundablage“
  • Schreiben von Finanzamt und Sozialversicherungen werden sofort abgelegt bzw. bearbeitet
  • Lieferscheine bzw. Arbeitszettel, etc, werden täglich von allen Mitarbeitern abgesammelt und abgelegt, auch wenn sie erst später bearbeitet werden.
  • Wird die Post von Mitarbeitern geöffnet, stellen Sie sicher, dass Sie den Überblick haben. Die Vorsortieren (z.B. Eingangsrechnungen / Bestellungen / Post von Ämtern / Werbung) ist durchaus hilfreich und sinnvoll, dennoch sollten letztendlich Sie entscheiden, wie welches Poststück bearbeitet wird.

Da heute der Großteil der Korrespondenz elektronisch z.B. über E-mail erfolgt, sollten Sie auch hier einige Grundregeln beachten:

  • Eingangsrechnungen und Post von offizieller Stelle immer ausdrucken, alles andere kann auch elektronisch weiterverarbeitet werden.
  • Legen Sie sich E-mail-Postfächer an um Emails schneller wieder zu finden.

Besonders wichtig ist jedoch, dass „die Chefin“ mit gutem Beispiel vorangeht, nur so entwickelt sich eine entsprechende Unternehmenskultur.

Selbstverständlich kann hier nur ein kleiner Auszug angesprochen werden. Wenn auch Ihr Unternehmen unter chronischem Chaos leidet, finden Sie im Workshop „Ordnung bringt Bares“ wertvolle Tipps, Tricks und Hilfestellungen, die Ihren Alltag erleichtern und helfen Geld zu sparen.

Nähere Informationen zu den Workshops finden sie hier: https://mechesbc.at/organisation/

 

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