3 Kopien, 5 Durchschläge und 7 Ausfertigungen

Einen meiner ersten Jobs überhaupt, hatte ich in einer kleinen Rechtsanwaltskanzlei. Die damalige Kanzleileiterin, Frau Ingrid, führte ein überaus strenges Regiment. Alles hatte seinen Platz und seine Ordnung. Die Anwälte wollten sich nicht mit der Ablage bzw. der Ordnung beschäftigen, oder hatten es irgendwann aufgegeben mit Frau Ingrid zu diskutieren.

Jedenfalls wurde von jedem Schriftstück zumindest eine Kopie angefertigt, von allen Schriftstücken, die die Kanzlei verlassen haben, zumindest 2 Durchschläge (damals hat man z.T. noch mit Durchschlägen gearbeitet). Ich glaube, sie hat sogar die Weihnachtspostkarten kopiert. Dabei war ihr Ablagesystem kaum zu durchschauen, Kopien wurden auf verschiedenfärbigem Kopierpapier gemacht und außer ihr durfte niemand bestimmte Ordner in die Hand nehmen (hinter ihrem Rücken sprach die ganze Kanzlei scherzhaft über die „heiligen Ordner“).

Irgendwann hat einer der Anwälte in resignierendem Tonfall zu mir gesagt: „Wir hätten auch dann noch den ganzen Tag zu tun, wenn wir keinen einzigen Klienten hätten.“

Dieser Satz beschreibt ganz gut die Problematik. Was Organisationsabläufe, Ablagesysteme und Ordnungssysteme betrifft, gilt es immer ein gutes Mittelmaß zu finden. Ein „zu wenig“ führt zu Chaos, Unorganisiertheit und kann zum Verlust von Dokumenten führen, damit verbinden sind oft finanzielle Einbußen. (Siehe auch meine Blogbeiträge vom 24.09.2018 Ordnung ist das halbe Leben – der Rest ist Chaos https://mechesbc.at/ordnung-spart-geld/ und vom 03.12.2018 Das Archiv – Archäologische Forschung im Keller https://mechesbc.at/das-archiv-archaeologische-forschung-im-keller/ )Ein „zu viel“ führt zu Überorganisation, meist trägt es auch nicht wirklich zur Übersichtlichkeit bei und letztlich kostet es auch Geld, da ja der Aufwand, egal ob vom Unternehmer selbst oder einem Angestellten erbracht, abgegolten werden muss.

Was ist aber das „richtige Augenmaß?“ Diese Antwort lässt sich nicht allgemein beantworten. Es hängt davon ab, um welche Art von Unternehmen es sich handelt, wie viele Mitarbeiter beschäftigt sind, wie viele Personen Zugriff auf diverse Daten und Dokumente haben müssen, ob das Unternehmen stark expandiert, um welche Art von Daten es geht (Stichwort: Datenschutzgrundverordnung), etc.

Was sich jedoch, sehr allgemein, sagen lässt:

  • Nehmen Sie sich die Zeit um sich für Ihre Erfordernisse ein angemessenes Ordnungs- und Ablagesystem zu überlegen. Bei Fragen stehe ich Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
  • Überlegen Sie, wer in welcher Form, Zugriff auf die Daten haben muss.
  • Welche Datenschutzmaßnahmen sind angemessen?
  • Überlegen Sie in welchen Zeitabständen Sie Dokumente archivieren bzw. sogar entsorgen können.
  • Sorgen Sie für Sicherungskopien Ihrer elektronischen Daten
  • Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente, egal ob elektronisch oder auf Papier, so beschriftet sind, dass sie auch von Dritten gefunden und zugeordnet werden können.

Übrigens: Frau Ingrid, die leider schon vor vielen Jahren verstorben ist, hatte auch viele, sehr kluge Angewohnheiten, von denen ich einige übernommen habe und z.T. bis heute beibehalten habe und ich denke gerne und voll Hochachtung an sie zurück.

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