Als Buchhalterin habe ich schon alles erlebt: Klienten, die ihre Unterlagen fein säuberlich geordnet, in einem Ordner abgelegt, gebracht haben, Klienten, deren Unterlagen auf den ersten Blick in Ordnung waren, wo sich allerdings im Laufe der Arbeit herausgestellt hat, dass zahlreiche Dokumente fehlen oder mangelhaft sind. Sogar Klienten die quasi ihre gesamte Buchhaltung „verloren“ haben sind mir schon untergekommen. Dann – und das ist leider keine Minderheit – gibt es jene Klienten, die, je nach Unternehmensgröße, ihre Unterlagen in Schuhkartons oder Wäschekörben abliefern. Völlig ungeordnet, verschmutzt, z.T. mit Unterlagen, die für die Buchhaltung irrelevant sind. Wo man erst bemerkt welche Unterlagen fehlen, wenn man die Bankkonten durchsieht bzw. wenn man sich wie ein Detektiv auf die Suche macht.
So eine „Belegsammlung“ von einem Kunden zu bekommen, macht nicht nur keine Freude (und keine Freunde) – es kostet auch Geld. Die Belege müssen gesichtet, sortiert, erfasst und abgelegt werden, erst dann kann mit der eigentlichen Arbeit begonnen werden. Fehlen Unterlagen ist die Wiederbeschaffung mühsam und zeitaufwendig. All dieser Aufwand wird natürlich dem Kunden in Rechnung gestellt.
Dazu kommt, dass man auch bei sorgfältiger Arbeit natürlich keine Sicherheit über die Vollständigkeit der Unterlagen hat, d.h. der Kunde bezahlt womöglich Steuern für einen Gewinn, den es in dieser Höhe gar nicht gibt und er verliert den Vorsteuerabzug.
Das eine vernünftige Planung mit solchen „Belegsammlungen“ unmöglich ist, versteht sich von selbst. In der Regel haben solche Klienten auch keinen Überblick über die tatsächliche finanzielle Situation ihres Unternehmens.
Wer also seine Belege während des Jahres sortiert und mit System ablegt, hat auch einen vernünftigen Überblick über die Situation des Unternehmens. Erfassen Sie die Eingangsrechnungen in einer Liste (allenfalls in Excel, es reicht aber auch ein Heft oder ein Notizbuch), nummerieren Sie diese fortlaufend und schreiben Sie dazu wann sie bezahlt wurden (allenfalls noch ob per Banküberweisung oder bar). Damit lässt sich sofort erkennen, wenn eine Rechnung fehlt und wo man allenfalls um eine Kopie nachfragen kann, welche bereits bezahlt sind und wie hoch der kurzfristige Liquiditätsbedarf ist. Ebenso verfahren Sie mit Ausgangsrechnungen, so Sie nicht ohnehin verpflichtet sind, eine Registrierkassa zu führen.
Wenn Sie demnächst also Ihre Belege für das abgelaufene Geschäftsjahr Ihren Steuerberater vorbeibringen, prüfen Sie sie auf Vollständigkeit und sortieren Sie sie vernünftig, damit diese gleich weiterbearbeitet werden können. Letztendlich sparen Sie sich damit Zeit und Nerven (und auch die Ihres Steuerberaters, dem die Arbeit mit solchen Klienten gleich viel mehr Freude macht) und vor allen sparen Sie damit auch Geld.
Wenn Sie mehr zum Thema Struktur und Ordnung im Unternehmen erfahren wollen, besuchen Sie unsere Workshops. Näheres erfahren Sie hier: https://mechesbc.at/workshops/
PS: Die Termine für das Jahr 2019 werden demnächst bekanntgegeben.
Sehr interessanter Beitrag vom Standpunkt der Steuerberater. Buchhaltung ist sicher nicht für jeden, aber wenn man sich anstrengt, ihre Dokumenten ordentlich zu behalten, zeigt auch Rücksicht und Wertschätzung auf die Arbeit von Anderen.
Ich erwäge für den Jahresabschluss und die Buchhaltung bei einem Steuerberater anzufragen. Wie Sie bereits erwähnen, sollte die Ordnung der Unterlagen vor Einreichen erfolgen. Dies spart durch die effizientere Bearbeitung Geld und Zeit. Vielen Dank!
Wenn Unternehmen sich für eine externe Buchhaltung entscheiden, heißt es nicht, dass sie mit Rechnungen usw nicht mehr zu tun haben. Wie Sie schreiben, ist es wichtig, dass Mandanten ihre Dokumenten ordentlich behalten und kooperieren. Das hilft bei der Erstellung des Jahresabschlusses.