Ungewöhnliche Zeiten erfordern ungewöhnliche Maßnahmen. Auf Grund der Aufrufe der Bundesregierung arbeiten viele von zu Hause aus. Das bringt Chancen aber natürlich auch Schwierigkeiten mit sich.
Da ich selbst bereits seit mehreren Jahren von Zuhause aus arbeite, habe ich 10 Punkte zusammengestellt, die den Einstieg ins Thema “Home-Office” erleichtern sollen:
- Suchen Sie sich einen möglichst ruhigen Arbeitsplatz, auf dem Sie Laptop und Unterlagen gut ausbreiten können. Der Laptop auf dem Schoss und Unterlagen, die ständig von der Couch rutschen sind keine optimalen Voraussetzungen. Suchen Sie sich vor allem einen passenden Stuhl. Wer über Stunden am Couchtisch arbeitet wird sehr bald enorme Rückenprobleme bekommen!
- Legen Sie sich feste Arbeitszeiten fest, so diese nicht ohnehin vorgegeben sind. Teilen Sie sich die Arbeitszeit in jeweils 1 Stunde ein und machen sie danach 5 Minuten Pause, stehen Sie dabei auf, trinken Sie etwas und vertreten Sie sich die Beine. Öffnen Sie wo möglich ein Fenster und atmen etwas durch.
- Versuchen Sie über E-mail oder Smartphone Telefonate zu vereinbaren, damit ihr Gegenüber ebenfalls die Gelegenheit hat, sich auf das Gespräch vorzubereiten und notwendige Unterlagen zur Hand hat. Wenn möglich vereinbaren Sie fixe Telefonzeiten in denen Sie erreichbar sind. Niemand kann und soll, auch in Homeoffice-Zeiten, 24 Stunden erreichbar sein. Versuchen Sie so viel wie möglich über E-mail zu erledigen und werden auch Sie nicht ungeduldig, wenn Ihr Gegenüber etwas länger mit der Beantwortung braucht.
- Wenn Ihr Arbeitsplatz so im Wohnbereich liegt, dass er nicht abgeschlossen werden kann, räumen Sie nach der Arbeit Ihre Unterlagen weg. Vielleicht achten Sie schon im Vorfeld darauf, dass dies einfach möglich ist. (Ordner statt „Flugzettel“ eine Kiste vorbereiten, …). Damit besteht nicht die Gefahr, dass jemand Unterlagen verschmutzt oder diese irgendwie verloren gehen.
- Beginnen Sie Ihren Arbeitstag damit, zu überlegen, was die wichtigsten 3 Aufgaben des Tages sind und arbeiten Sie diese möglichst zügig ab. Versuchen Sie nicht davor „noch schnell“ … etwas zu erledigen, dass dauert meist länger als geplant und dann kommt der Stress.
- Machen Sie Ihrer Familie und Freunden klar, dass „Home-Office“ eben NICHT bedeutet, dass man „eh Zeit hat“. Nein, jeder Tag hat nur 24 Stunden und selbst wenn ich es einteilen kann, mehr Stunden werden es einfach nicht.
- Wenn es für Ihre Aufgabe wichtig ist, sich Notizen zu machen, besorgen Sie sich einen Blog oder ein Heft, verwenden Sie keine Notizzettel, die dann irgendwo herumschwirren oder nicht mehr auffindbar sind. Müssen Sie Vermerke oder Protokolle über Gespräche / Telefonate verfassen, machen Sie diese sofort und verschieben Sie diese Arbeit nicht, sonst vergessen Sie womöglich wichtige Informationen.
- Planen Sie eine fixe Endzeit ein! Halten Sie Versprechen, die Sie Ihren Kindern gegeben haben („Am Nachmittag gehen wir Ballspielen“, etc.) Sie wissen ja: wer einmal lügt, dem glaubt man nicht … .
- Haben Sie Verständnis für nervöse Chefs. Ihr Chef hat bisher viel „nebenbei“ mitbekommen. Er hat vielleicht gehört wann Sie wie mit wem telefonieren, etc.. Das fällt jetzt weg. Telefonieren Sie regelmäßig mit Ihrem Vorgesetzten und versuchen Sie auch zu vermitteln, was er sonst „so nebenbei“ mitbekommen hat. Sie werden sehr bald ein Gespühr dafür entwickeln, ob das gewünscht ist oder nicht.
- Verwenden Sie Team-Apps wie z.B. One-Note oder andere, um Info’s zeitnah allen zugänglich zu machen.