Vor meiner Tätigkeit als Unternehmensberaterin war ich für einen großen internationalen Konzern tätig. In meinen Aufgabenbereich fiel die Betreuung mehrerer in- und ausländischer Unternehmen. Die ersten beiden Jahre meiner Tätigkeit für das Unternehmen, war das Büro an einer Adresse, hinter dem Parlament untergebracht, danach übersiedelte das Unternehmennahe der Börse in ein modernes Büro.
Damals übersiedelte nicht nur die Holding sondern auch alle dazugehörigen Tochterfirmen, die jedoch nicht alle in meinen unmittelbaren Aufgabenbereich gehörten. Im Rahmen der Übersiedelung wurde beschlossen, einen Teil der Unterlagen in einen angemieteten Keller auszulagern. Wir haben in einem kleinen Arbeitskreis diskutiert, welche Unterlagen abgelegt werden können und welche wir in welcher Form in das neue Büro mitübersiedeln. Darüber hinaus haben wir in meiner Abteilung viel Arbeit darauf verwendet, die Dokumente so zu beschriften, dass sie jederzeit wiedergefunden werden konnten. Zusätzlich haben wir die Kisten, in denen die Ordner verstaut wurden mit Nummern versehen und Listen erstellt welche Dokumente sich in welchen Kisten befinden, schließlich wurden insgesamt über 80 Kisten gepackt. Auch beim Verstauen der Kisten haben wir darauf geachtet, dass die Nummerierung der Kisten nicht nur gut sichtbar, sondern auch der Reihe nach erfolgte.
Auch die Tochterfirmen haben ihre Unterlagen ausgelagert. In Summe wurden über 200 Kisten in den angemieteten Kellerraum transportiert.
Einige Jahre später hatte eine der Tochterfirmen eine Steuerprüfung, die zuständigen Mitarbeiter des Finanzamtes wollten die Originalunterlagen einsehen – und das Drama nahm seinen Lauf … . Die handelnden Personen von damals waren nicht mehr für dieses Unternehmen tätig und als ich mich mit der neuen Mitarbeiterin aufmachte, die Unterlagen zu holen mussten wir feststellen, dass die Kisten nicht nur mangelhaft, sondern z.T. falsch beschriftet waren, es keinerlei Ordnung bei der Ablage der Kisten gab (so z.B. waren die Unterlagen aus dem Jahr 2001 neben jenen aus dem Jahr 2006, manchmal waren 2 Jahre in einer Kiste).
Es blieb also nichts anderes übrig als zu suchen. Letzten Endes haben 4 Mitarbeiter 3 volle Arbeitstage im Keller damit verbracht zunächst die vom Finanzamt geforderten Unterlagen zusammen zu suchen. Auf Grund der Kälte (der Keller war nicht beheizt) und der unfreundlichen Umgebung waren diese Mitarbeiter, verständlicher Weise, über ihre Aufgabe nicht besonders erfreut. Im Sommer des darauffolgenden Jahres haben 2 Mitarbeiter über eine Woche daran gearbeitet, die Unterlagen so abzulegen, dass sie wiedergefunden werden konnten.
Wer sich solche „Archäologische Forschungen“ im Keller und die erheblichen Kosten ersparen möchte und sich darüber hinaus nicht auch noch mit grantigen Mitarbeitern herumschlagen möchte sollte folgendes beachten:
Solange Unterlagen in irgendeiner Form von Bedeutung sein können sollten sie so archiviert werden, dass man jederzeit Zugriff darauf hat und vor allem, dass die Suche nach einzelnen Dokumenten vereinfacht wird. Aufwand, denn Sie bei der Archivierung investieren rentiert sich jedenfalls! Beachten Sie besonders, dass jene Personen, die die Archivierung durchführen unter Umständen nicht jene sein werden, die Unterlagen suchen müssen! Beschriftungen sollten daher allgemein verständlich sein. Eine zusätzliche Liste, welche Unterlagen in welcher Kiste zu finden sind ist jedenfalls hilfreich (wenn sie so abgelegt ist, dass sie im Falle des Falles auch gefunden wird). Denken Sie daran, Unterlagen, die tatsächlich keine Aufbewahrungspflicht mehr unterliegen auch zu vernichten (ich würde DRINGEND empfehlen, diese NICHT einfach in den Papierkontainer zu werfen! Je nach Umfang empfiehlt sich die Anschaffung eines Dokumentenvernichters oder die Übergabe an eine Spezialfirma z.B. die Firma Meisenberger (http://www.andreas-meisenberger.at/). Sollten Sie sensible Dokumente zur Vernichtung übergeben, achten Sie darauf, ein „Vernichtungszertifikat“ zu erhalten.
Beachten Sie, dass gewisse Unterlagen auch über die 7 jährige Aufbewahrungspflicht für Buchhaltungsunterlagen hinaus aufbewahrt werden müssen.
Gesellschaftsverträge, deren Änderungen, Kaufverträge, etc. sollten überhaupt aufbewahrt werden.
Wenn Sie weitere Fragen zu den Themen Administration, Organisation und Abläufe haben, besuchen Sie unseren Workshop! Nähere Informationen finden Sie hier: https://mechesbc.at/organisation/